Ältere Neuerungen

Die Funktion Formulare ist noch komfortabler geworden. Ab sofort müssen Sie sich nicht mehr auf WebWeaver® School einloggen, um die Ergebnisse einzusehen, sondern können sich diese ganz einfach per E-Mail zustellen lassen - die nötigen Rechte vorausgesetzt. Im Reiter „Freigabe“ in der Bearbeitungsansicht eines Formulars finden Sie unten das Textfeld „Neue Einsendung per E-Mail“. Geben Sie dort Ihre E-Mailadresse ein. Auch die Angabe einer externen E-Mailadresse ist möglich. Füllt jemand das Formular aus, erhalten Sie die eingegebenen Daten umgehend per E-Mail.

Lassen Sie sich optional nach Einsendeschluss die gesammelten Einsendungen per E-Mail zustellen. Ist der Einsendeschluss erreicht (definierbar oben unter „Einsendung möglich bis“), erhalten Sie eine E-Mail mit einer ods-Datei im Anhang. Diese können Sie mit einer Tabellenkalkulation öffnen und weiterverarbeiten. So haben Sie alle Formulareinsendungen direkt im Blick.

Natürlich werden Sie, falls gewünscht, auch per Systemnachricht über neue Einsendungen benachrichtigt. Setzen Sie dafür ein Häkchen in der Checkbox „Systemnachricht bei jeder neuen Einsendung“.

Sie müssen sich nicht durch einzelne Ressourcen klicken, um zu sehen, ob diese noch verfügbar sind. Lassen Sie sich jetzt alle buchbaren Ressourcen einer Kategorie auf einen Blick anzeigen. Wählen Sie zunächst in der Übersicht der Ressourcenverwaltung aus der Auswahlbox eine Kategorie aus – vorausgesetzt natürlich, es sind Kategorien angelegt. In der Auswahlbox „Ressource wählen“ daneben ist der neue Eintrag „Alle buchbaren“ verfügbar. Dieser listet im Zeitraster alle buchbaren Ressourcen dieser Kategorie in der angegebenen Kalenderwoche auf. Über das Stift-Icon buchen Sie wie gewohnt die gewünschte Ressource – entweder für einzelne Termine oder für ganze Terminserien im Voraus.

An vielen Schulen findet der Unterricht in A- und B-Wochen statt - allerdings nicht streng im wöchentlichen Wechsel, sondern oft unterbrochen durch Ferien. Damit die über die Ressorcenverwaltung buchbaren Ressourcen passend zum jeweiligen Wochenschema gebucht werden können, haben wir eine entsprechende Verwaltungsmöglichkeit in den Voreinstellungen eingebunden. Über den Reiter "Wochenschema" lassen sich beliebig viele Schemata einrichten und den Wochen zuordnen. In der Ressourcenverwaltung tauchen die hier hinterlegten Schemata dann im Auswahlmenü "Intervall" auf, sodass Sie die Ressourcen passend für die jeweils hinterlegten Wochenschemata buchen können.

Mit Administrationsrechten im Forum können Sie ab sofort einzelne Diskussionsstränge schließen und mit einer individuellen Meldung versehen. Den entsprechenden Button finden Sie mit Klick auf den Titel oder das Icon neben dem Beitrag, den Sie schließen möchten. Passen Sie bei Bedarf im sich öffnenden Fenster die dort eingetragene Meldung an. Die Meldung wird in der Übersicht angezeigt. Sie signalisiert den Nutzerinnen und Nutzern auf einen Blick, dass dieser Diskussionsstrang geschlossen ist. Die bisherigen Kommentare bleiben erhalten, neue Beiträge sind in diesem Strang nicht mehr möglich. Natürlich können Sie eine geschlossene Diskussion auch wieder freigeben: mit Klick auf den dann vorhandenen Öffnen-Button an gleicher Stelle.

In der Funktion "Dateiablage" können Mitglieder mit Administrationsrechten für die Dateiablage unter dem Link "Einstellungen" jetzt festlegen, dass bei gleichnamigen Dateien nur die neueste Version angezeigt wird. Das sorgt für mehr Übersichtlichkeit und so ist es einfacher, die jeweils aktuelle Fassung eines Dokuments zu finden.

Bitte beachten Sie: Ist die Einstellung "Bei gleichnamigen Dateien nur die neuste Datei anzeigen" aktiviert und ein Mitglied löscht eine angezeigte Datei, dann werden alle anderen, nicht angezeigten Versionen dieser Datei ebenfalls gelöscht. Die Möglichkeit des Löschens ist natürlich an die entsprechenden Mitgliedsrechte geknüpft. Das Löschen kann also nur erfolgen, wenn das Mitglied Administrationsrechte hat. Mitglieder mit Schreibrechten löschen nur die von ihnen selbst erstellten Versionen der Datei.

Per WebDAV nun auch Löschen von Dateien möglich

Beim Zugriff auf eine Dateiablage via WebDAV wird - falls die oben beschriebene Einstellung aktiv ist - nur die letzte Version einer Datei angezeigt. Mitglieder mit Administrationsrechten für die Dateiablage können hier außerdem festlegen, dass bei Zugriff auf die Dateiablage via WebDAV nicht nur das Lesen, sondern auch das Löschen von Dateien erlaubt ist. Wird die angezeigte Datei gelöscht, werden mit diesen Einstellungen dann alle Versionen dieser Datei gelöscht - die entsprechenden Rechte vorausgesetzt.

Für noch mehr Überblick sorgt die neue Vorschau der Dateien - ohne eine Datei erst öffnen zu müssen. Beim Mouse-Over über das Icon an der Datei wird jetzt bei Grafikdateien und PDFs eine Vorschau als Tooltip angezeigt.

Bevor man den Download einer Datei startet, möchte man manchmal einen ersten Blick auf den Inhalt werfen. Das ist nun möglich, denn wir haben die Dateiablage um eine Vorschau erweitert. Derzeit unterstützt wird die Vorschau von Dateien in den Formaten JPG, PNG, GIF, BMP und PDF. Das entsprechende Fenster öffnet sich nach Klick auf den jeweiligen Dateinamen, das Icon "Bearbeiten" haben wir an dieser Stelle entfernt. Hier kann man auch - die entsprechenden Rechte vorausgesetzt - die Eigenschaften bearbeiten sowie die Datei per Link freigeben. Audio- und Videodateien in den Formaten MP3 bzw. MP4 müssen Sie sich jetzt auch nicht mehr auf Ihren Rechner herunterladen, sie lassen sich direkt über einen Player in der Dateiablage abspielen.

Mittels der Systemnachrichten können Sie sich bei neuen Inhalten auf vielfältige Weise benachrichtigen lassen. Bislang mussten Sie allerdings dafür immer in die jeweils zu abonnierende Funktion eines Raumes wechseln und dort die Benachrichtigung aktivieren. Das geht nun wesentlich komfortabler direkt über Startseite des jeweiligen Raumes! Nach Klick auf den Link "Benachrichtigungen" öffnet sich ein Fenster, in dem Sie alle Funktionen finden, die im Raum zur Verfügung stehen. Hier können Sie nun die Funktionen, über die Sie bei neuen Inhalten benachrichtigt werden wollen, einzeln auswählen oder per Klick auf "Alle" direkt alle Funktionen abonnieren. Auf welche Art Sie die Systemnachrichten dann empfangen wollen, definieren Sie - wie gewohnt - über die Funktion "Systemnachrichten" im Bereich "Privat".

Administratorinnen und Administratoren können sich jetzt einen schnellen Überblick über die Mitgliedschaften ihrer Nutzerinnen und Nutzer verschaffen: Das Icon "Mitgliedschaften" öffnet ein Fenster, in dem sämtliche Räume angezeigt werden, in denen die ausgewählte Person Mitglied ist. Hier lassen sich auch die Mitgliedsrechte in den entsprechenden Räumen verwalten sowie die Mitgliedschaften exportieren und importieren.

Der neue Gruppen- und Kurs-Messenger erlaubt das Versenden von Quickmessages gleichzeitig an alle Mitglieder einer Gruppe/Klasse. Er wird über die bestehende Funktion „Mitgliederliste“ in Gruppen/Klassen und die dort eingestellten Berechtigungen gesteuert.

Über die Schuladministration können Sie die Funktion "Formulare" nun auch für die Rollen "Lehrer" und "Partner" freischalten. Damit steht ein persönlicher Formular-Editor zur Verfügung. Hier können Sie Formulare vorbereiten und dann in die Schul-, Klassen- und Gruppenebene kopieren, sofern Sie die entsprechenden Berechtigungen besitzen. Formulare können Sie hier auch für den anonymen Zugriff freigeben. Falls Sie dies tun, denken Sie bitte daran, die Adressaten des Formulars über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren und gegebenenfalls eine obligatorische Checkbox für eine eventuell notwendige Einwilligung zu ergänzen.

Wir haben die Schuladministration dahingehend erweitert, dass Sie Lehrkräften ermöglichen können, selbstständig Gruppen und Klassen anzulegen - ohne Administrationsrechte zu besitzen. Dazu müssen Sie in der Schuladministration ("Eigenschaften bearbeiten") einmalig die entsprechende Option aktivieren - danach können alle Lehrer, die Sie in Ihrer Schule angelegt haben, über die Klassen- bzw. Gruppenübersicht selbständig neue Klassen bzw. Gruppen einrichten.

Aufgaben, die man Ihnen aus Gruppen und Klassen zugeweist, tauchen jetzt nicht nur automatisch im Bereich "Privat" auf. Sie können diese auch per Systemnachricht abonnieren. Sobald man Ihnen eine Aufgabe zuweist, erhalten Sie eine entsprechende Meldung: direkt auf der Plattform, per Quickmessage oder E-Mail bzw. per Push auf Ihr Mobiltelefon. Genau so, wie Sie es gerne hätten und sich auf WebWeaver® School einrichten. Zudem können Sie sich als Verwalter eine Ressource nun ebenfalls per Systemnachricht informieren lassen, wenn jemand die von Ihnen verwaltete Ressource bucht sowie in der Funktion "Lesezeichen", wenn dort neue Links veröffentlicht werden.

Apropos Ressourcen buchen: Oft kommt es vor, dass man eine Statistik erstellen möchte, wie oft eine bestimmte Ressource gebucht wurde. Dies geht nun wesentlich einfacher. Denn die Buchungsdaten einer Ressource können Sie sich nun auf einen Blick anzeigen lassen - ab dem aktuellen Datum oder alle Buchungen, die auf WebWeaver® School hinterlegt sind.

Außerdem steht Ihnen ein Export der Daten als OpenDocument Spreadsheet (ODS) zur Verfügung. Sie finden diese Möglichkeit in der Detailansicht der jeweiligen Ressource.

Im Bereich "Privat" können Sie unter den "Einstellungen" nun eine Selbstauskunft über die Verarbeitung personenbezogener Daten einholen. Auf dieser Seite zeigen wir Ihnen im Rahmen einer Selbstauskunft diejenigen personenbezogenen Daten an, die auf der Plattform über Sie gespeichert sind, ohne dass Sie selbst direkten Zugriff auf diese Daten haben. Dies betrifft Ihre Nutzungsdaten und Ihre Registrierungsdaten. Darüber hinaus haben wir die Darstellung der Einstellungen überarbeitet und für jede Einstellung einen erklärenden Satz ergänzt.

Manchmal sollen die Einsendungen von Formularen zwar dargestellt, doch keine Rückschlüsse nach Außen auf die Teilnehmer möglich sein. Dazu haben wir entsprechende Möglichkeiten eingebunden: In einem Formular können Sie über die erweiterten Einstellungen definieren, ob bei Darstellung der Ergebnisse die Spalten "Erstellt", "Letzte Änderung" und "Nutzer" ausgeblendet werden sollen.

Damit wird gewährleistet, dass die Mitglieder der Gruppe/Klasse zwar die Ergebnisse des Formulars sehen können - es allerdings für diese nicht nachvollziehbar ist, wer das Formular zu welchem Zeitpunkt ausgefüllt hat. Der Ersteller des Formulars bzw. Mitglieder mit Administrationsrechten für die Funktion "Formulare" sehen diese Informationen natürlich weiterhin. Wenn man eine komplett anonyme Umfrage durchführen möchte, ist dies natürlich auch möglich.

Die Funktion Lernplan gibt es für Gruppen und Kurse schon lange bei WebWeaver® School. Mit diesem Werkzeug bietet sich Ihnen die Möglichkeit, einen strukturierten Arbeits- beziehungsweise Verlaufsplan zu erstellen - ideal zum Einsatz nicht nur in schulischen Zusammenhängen. Beim Bearbeiten der Aufgaben bleibt der Lernplan die zentrale Anlaufstelle, denn Materialien und Werkzeuge, die zum Einsatz kommen sollen, können Sie mithilfe interner Links direkt einbinden. Im Bereich "Privat" können Sie Lernpläne nun vorbereiten bzw. archivieren und bei Bedarf mit zwei Klicks in die Klasse/Gruppe kopieren, in dem Sie ihn einsetzen wollen.

Gerade in der Anfangsphase probiert man in der Administration verschiedene Rechteeinstellungen aus und überprüft, welche Möglichkeiten man für Lehrer, Schüler und Partner im Privatbereich beziehungsweise welche Funktionen man in Gruppen und Klassen grundsätzlich freischalten könnte. Hat man dann die passenden Voreinstellungen gefunden und umgesetzt, sollte man natürlich auch die Basis-Rechte der bereits angelegten Nutzer und Räume entsprechend ändern.

Dafür steht nun die Möglichkeit zur Verfügung, die Basis-Rechte im Privatbereich von Lehrern, Schülern und Partnern sowie von Gruppen und Klassen mit einem Klick auf die Voreinstellungen zurückzusetzen. Weicht ein Basis-Recht von den in den Voreinstellungen definierten Möglichkeiten ab, erscheint im Fenster "Basis-Rechte" neben "Speichern" zusätzlich der Button "Zurücksetzen". Ein Klick und die Basis-Rechte des ausgewählten Accounts werden auf die Voreinstellungen zurückgesetzt. Dies funktioniert natürlich auch, wenn Sie in der Administration mehrere Accounts über die Checkbox markieren und dann in der farbig hinterlegten Zeile am Ende der Seite den Button "Basis-Rechte" klicken.

Die Funktion Pinnwand ermöglicht, dass Mitglieder direkt auf den Übersichtsseiten der verschiedenen Arbeitsbereiche (Schule, Gruppe und Klasse) selbst Inhalte einstellen können. Dabei können sie - je nach Rechteeinstellungen - Texte, Bilder, Videos, Audios sowie Dateianhänge posten und vorhandene Beiträge kommentieren.

Zusätzlich übernimmt die Pinnwand die Aufgabe einer Timeline, wie man sie aus sozialen Netzwerken kennt. D.h. neue Inhalte aus der jeweiligen Schule, Gruppe bzw. Klasse werden automatisch auf der jeweiligen Pinnwand eingetragen. Nutzerinnen und Nutzer können die Pinnwand auch auf ihrer privaten Übersichtsseite aktivieren.

Im Bereich Privat werden dann alle Einträge aus allen Schulen, Gruppen und Klassen angezeigt, in denen die Pinnwand genutzt wird. Auch im Bereich Privat können Einträge auf der Pinnwand sofort kommentiert werden.

Die Pinnwand ist damit nicht nur Info-Element auf der Übersichtsseite, sondern kann auch als zentrales Kommunikationswerkzeug der Mitglieder genutzt werden. Mitglieder mit Administrationsrechten für den jeweiligen Arbeitsbereich können die Kommentarfunktion der Pinnwand deaktivieren sowie den Mitgliedern das Recht entziehen, Beiträge in die Pinnwand zu schreiben.

In der Administration der Schule lassen sich in den "Voreinstellungen" nun auch Stundenplanraster und Sperrzeiten für die Ressourcenverwaltung sowie die Kalender eintragen. Darüber hinaus kann man in der Ressourcenverwaltung, Administrationsrechte für die Funktion vorausgesetzt, sowohl für alle als auch für einzelne Ressourcen Sperrzeiten definieren. Zudem lässt sich einstellen, ob übergeordnet, d.h. in der Administration der Schule, festgelegte Sperrzeiten Anwendung finden sollen oder nicht.

Lehrkräfte können einzelne Dateien oder ganze Ordner nun mit einem Klick freigeben und den dabei erzeugten Link an Personen weitergeben, die keinen Zugang zu WebWeaver® School besitzen. Wenn Sie eine Datei auf diesem Weg freigeben, kann sie über den Link direkt heruntergeladen werden. Geben Sie einen Ordner frei, wird eine Übersichtsseite generiert und hier sämtliche Dateien aufgelistet. Dabei werden die Namen von Ordnern und Dateien sowie deren Beschreibungen ausgegeben.

Kontakte in einem Adressbuch auf WebWeaver® School können Sie jetzt mit frei wählbaren Kategorien versehen und die Ansicht danach filtern. So verschicken Sie mit wenigen Klicks eine Mail an alle Personen, die Sie in einem Adressbuch einer bestimmten Kategorie zugewiesen haben. Ein Kontakt kann dabei natürlich auch mehreren Kategorien zugeordnet werden und die Anzahl der Kategorien ist nicht beschränkt.

Wenn Sie eine E-Mail auf WebWeaver® School schreiben, konnten Sie bislang lediglich auf die Kontakte in Ihrem persönlichen Adressbuch zugreifen. Diese Möglichkeit haben wir erweitert, nun stehen Ihnen über ein Auswahlmenü sämtliche Adressbücher und Mitgliederlisten aller Ihrer Räume (inkl. die Kontakte aus Ihrem privaten Messenger) zur Verfügung.

Dies aber natürlich nur dann, wenn die Funktionen freigeschaltet sind und Sie für diese mindestens Leserechte besitzen. Zudem lässt sich in den Mitgliederlisten die Ansicht der Kontakte nach Rolle filtern. Sie können also beispielsweise allen Schülerinnen und Schülern einer Klasse eine E-Mail schreiben, ohne sich die E-Mail-Adressen mühsam einzeln zusammenklicken zu müssen.

Sie können Dokumente, die in einer Dateiablage auf WebWeaver® School deponiert sind, nun einfach per E-Mail verschicken - ohne die Dateien vorher lokal auf Ihren Rechner heruntergeladen zu haben. Wählen Sie über ein Auswahlmenü die gewünschte Dateiablage sowie die darin liegenden Dateien aus, anschließend können Sie die Dateien der E-Mail anhängen oder alternativ einen Download-Link für die einzelnen Dateien einbinden und die E-Mail anschließend verschicken.

Bitte beachten Sie dabei: Im Gegensatz zur Freigabe von Dateien (siehe oben) muss der Empfänger allerdings einen Zugang zu WebWeaver® School besitzen und Mitglied des Raumes sein, in dessen Dateiablage die verlinkte Datei zu finden ist.